Schritt 1
Sprache erfassen
Mikrofone oder Konferenzsprechstellen erfassen die Wortbeiträge in hoher Audioqualität und übertragen sie an das lokale System.
Ihre Lösung für automatische Meeting-Protokolle
Meetings, Sitzungen und Besprechungen live transkribieren und automatisch zusammenfassen – lokal, ohne externe Cloud und integriert in die professionelle Konferenzraumtechnik.
beamer & more berät, plant und installiert Lösungen für KI-gestützte Protokollierung mit Sonara Echo in Unternehmen, öffentlichen Einrichtungen, Hochschulen und Organisationen.
Die Software ist mit VISSONIC Konferenzanlagen kompatibel und ermöglicht eine strukturierte Zuordnung der Wortbeiträge zu den einzelnen Sprechstellen.
- 100 % lokale Verarbeitung ohne externe KI-Cloud
- Live-Transkription und automatische Zusammenfassungen
- VISSONIC- und MIPRO-Kompetenz aus einer Hand
- Unterstützung bei Auswahl, Einrichtung und Inbetriebnahme
- 20+ Jahre Fachwissen: Seit über zwei Jahrzehnten Erfahrung in Medientechnik und Konferenzraumlösungen
Inhaltsverzeichnis
Was ist KI-Protokollierung?
Eine KI-Protokollierung im Konferenzraum erfasst die gesprochenen Inhalte eines Meetings oder einer Sitzung und wandelt sie in Echtzeit in Text um. Je nach eingesetzter Mikrofon- und Konferenztechnik werden Wortbeiträge den jeweiligen Sprechern zugeordnet und mit Zeitstempeln versehen.
Nach der Sitzung kann die KI das Transkript strukturieren und daraus eine Zusammenfassung oder einen Protokollentwurf erstellen. Entscheidungen, Aufgaben, offene Punkte und wichtige Aussagen stehen dadurch schneller für die weitere Bearbeitung zur Verfügung.
Mit Sonara Echo erfolgt die Transkription und KI-gestützte Verarbeitung vollständig lokal. Die Gesprächsinhalte müssen nicht zur Verarbeitung an eine externe KI-Cloud übertragen werden.
Sonara Echo im Einsatz: Live-Transkription mit Sprecherzuordnung und automatischer Protokollerstellung.
Wenn Sitzungsprotokolle viel Zeit kosten
Manuell erstellte Sitzungsprotokolle kosten viel Zeit und sind fehleranfällig. Wichtige Aussagen, Entscheidungen oder Zuständigkeiten können fehlen – häufig steht das fertige Protokoll erst Stunden oder Tage später zur Verfügung.
Eine KI-gestützte Protokollierung erfasst die Inhalte bereits während der Sitzung und schafft eine strukturierte Grundlage für die anschließende Prüfung und Freigabe.
Vorteile der KI-Protokollierung im Konferenzraum
Weniger Nachbearbeitung
Transkript, Sprecher und Zeitstempel stehen direkt nach der Sitzung zur Verfügung. Die manuelle Aufbereitung wird dadurch deutlich erleichtert.
Automatische Zusammenfassungen
Die KI kann zentrale Aussagen, Entscheidungen, Aufgaben und offene Punkte strukturiert zusammenfassen.
Klare Sprecherzuordnung
Wortbeiträge lassen sich je nach eingesetzter Konferenztechnik einzelnen Teilnehmern, Sprechstellen oder Mikrofonen zuordnen.
100 % lokale Verarbeitung
Gesprächsinhalte werden lokal verarbeitet und müssen nicht an einen externen KI-Cloud-Dienst übertragen werden.
Live-Untertitel und Übersetzungen
Gesprochene Inhalte können während der Sitzung als Text dargestellt und je nach gewählter Ausführung in weitere Sprachen übersetzt werden.
Integration in die Raumtechnik
Professionelle Mikrofone, VISSONIC Konferenzanlagen und weitere kompatible Audiotechnik können in die Gesamtlösung eingebunden werden.
Wie funktioniert die automatische Meeting-Protokollierung?
Sonara Echo wird mit der professionellen Mikrofon- oder Konferenztechnik des Raums verbunden. Die Verarbeitung erfolgt anschließend in vier Schritten.
Schritt 2
Lokal transkribieren
Sonara Echo wandelt die gesprochenen Inhalte vor Ort und in Echtzeit in Text um. Eine externe KI-Cloud ist dafür nicht erforderlich.
Schritt 3
Sprecher zuordnen
Je nach Konferenzsystem werden Aussagen dem jeweiligen Teilnehmer, der Sprechstelle oder dem verwendeten Mikrofon zugeordnet und mit einem Zeitstempel versehen.
Schritt 4
Protokoll erstellen
Nach der Sitzung kann die KI das Transkript strukturieren und daraus eine Zusammenfassung oder einen Protokollentwurf mit Entscheidungen, Aufgaben und offenen Punkten erzeugen.
Wichtig zu wissen
Die KI-Protokollierung unterstützt die verantwortlichen Mitarbeitenden bei der Dokumentation. Bei formellen, vertraulichen oder rechtlich relevanten Sitzungen sollte das Ergebnis anschließend geprüft und freigegeben werden.
Für wen eignet sich eine KI-Protokollierung?
KI-gestützte Protokollierung eignet sich überall dort, wo Besprechungen regelmäßig dokumentiert werden müssen oder vertrauliche Inhalte nicht über externe Cloud-Dienste verarbeitet werden sollen.
Rathäuser und öffentliche Verwaltung
Für Gemeinderäte, Ausschüsse, Bürgerversammlungen und interne Besprechungen. Sprecherzuordnung und Zeitstempel erleichtern die anschließende Protokollerstellung.
Unternehmen und Geschäftsleitungen
Für Vorstands-, Projekt- und Geschäftsleitungsmeetings. Entscheidungen, Aufgaben und Zuständigkeiten werden schneller dokumentiert.
Hochschulen und Bildungseinrichtungen
Für Hochschulgremien, Schulungen, Workshops und Vorträge. Transkriptionen und Zusammenfassungen unterstützen die weitere Bearbeitung.
Gerichte, Kammern und Verbände
Für Anhörungen, Verhandlungen und formelle Sitzungen, bei denen Wortbeiträge personell und zeitlich nachvollziehbar bleiben müssen.
Konferenz- und Veranstaltungsräume
Für Tagungen, Podiumsdiskussionen und Vorträge mit lokaler Live-Transkription und automatischer Zusammenfassung.
Warum eine lokale KI-Protokollierung ohne Cloud?
Viele KI-Meeting-Assistenten übertragen Audioaufnahmen und Gesprächsinhalte zur Verarbeitung an externe Cloud-Dienste. Häufig nimmt außerdem ein virtueller Meeting-Bot an der Besprechung teil.
Bei vertraulichen Sitzungen, personenbezogenen Daten und internen Entscheidungsprozessen kann das zusätzliche Datenschutz-, Sicherheits- und IT-Prüfungen erforderlich machen.
Sonara Echo verarbeitet die Live-Transkription und KI-Auswertung lokal. Gesprächsinhalte bleiben innerhalb der vorgesehenen Systemumgebung und werden nicht zur Verarbeitung an eine externe KI-Cloud übertragen.
Vorteile
- Keine Übertragung an externe KI-Dienste
- Kein virtueller Meeting-Bot erforderlich
- Kontrolle über Speicherung und Zugriffsrechte
- Nutzung auch unabhängig von einer externen Internetverbindung
Lokale KI oder cloudbasierter Meeting-Assistent?
Tabelle auf mobilen Geräten seitlich verschieben.
| Kriterium | Lokale KI-Protokollierung | Cloudbasierter Meeting-Assistent |
|---|---|---|
| Verarbeitung | Innerhalb des lokalen Systems | Auf externen Servern |
| Gesprächsdaten | Keine externe KI-Cloud erforderlich | Daten werden an den Anbieter übertragen |
| Meeting-Bot | Nicht erforderlich | Häufig virtueller Teilnehmer |
| Sprecherzuordnung | Über einzelne Mikrofone oder Sprechstellen möglich | Abhängig von Plattform und Audiosignal |
| Raumtechnik | Integration in professionelle Konferenzanlagen | Häufig für Online-Meetings ausgelegt |
| Datenkontrolle | Innerhalb der eigenen Systemumgebung | Abhängig vom externen Anbieter |
UNSERE EMPFEHLUNG FÜR GREMIEN UND SITZUNGSSÄLE
Sonara Echo mit VISSONIC Konferenzanlagen
Die Sonara-Echo-Software ist mit professionellen VISSONIC Konferenzanlagen kompatibel. Die Kombination eignet sich besonders für Ratssäle, Sitzungssäle, Hochschulgremien, Gerichte und andere formelle Besprechungsräume.
Die einzelnen VISSONIC Teilnehmersprechstellen ermöglichen eine strukturierte Zuordnung der Wortbeiträge. Wird ein Mikrofon aktiviert, kann die Aussage im Transkript dem jeweiligen Teilnehmer beziehungsweise der entsprechenden Sprechstelle zugeordnet und mit einem Zeitstempel versehen werden.
Dadurch entsteht nicht nur ein fortlaufender Text, sondern eine klar strukturierte Sitzungsdokumentation mit nachvollziehbarer Sprecher- und Zeitlogik.
Dabei stimmen wir Konferenztechnik, Audio-Infrastruktur und IT-Anbindung projektbezogen aufeinander ab.
Vorteile der VISSONIC-Integration
- Sonara-Echo-Software mit VISSONIC kompatibel
- Sprecherzuordnung über einzelne Sprechstellen
- Zeitstempel für einzelne Wortbeiträge
- Live-Bearbeitung des Transkripts
- Abgleich mit einer lokalen Audioaufnahme
- Automatische Zusammenfassungen
FÜR VORTRÄGE UND VERANSTALTUNGEN
Live-Transkription mit MIPRO Funkmikrofonen
Sonara Echo kann auch mit kompatiblen MIPRO Funkmikrofonsystemen verbunden werden. Diese Variante eignet sich besonders für Vorträge, Schulungen, Podiumsdiskussionen und Veranstaltungen.
Über einen geeigneten Mikrofonempfänger mit Dante-Ausgang können einzelne Mikrofonsignale an die lokale Transkriptionslösung übertragen werden. Je nach Konfiguration lassen sich die Wortbeiträge der jeweiligen Mikrofone getrennt darstellen.
- Live-Transkription von Vorträgen
- Zuordnung der Aussagen zu einzelnen Mikrofonen
- Zeitstempel pro Wortbeitrag
- Ausgabe auf zusätzlichen Endgeräten
- Automatische Zusammenfassung nach der Veranstaltung
Was muss bei einer KI-Protokollierung beachtet werden?
Eine zuverlässige Transkription hängt nicht allein von der KI-Software ab. Entscheidend sind eine verständliche Sprachaufnahme, geeignete Mikrofone und eine technisch saubere Übergabe der Audiosignale.
Diese Punkte sollten vorab geklärt werden
- Welche Meetings und Sitzungen sollen protokolliert werden?
- Wie viele Personen nehmen üblicherweise teil?
- Ist eine eindeutige Sprecherzuordnung erforderlich?
- Welche Mikrofone oder Konferenzanlagen sind vorhanden?
- Gibt es Dante- oder andere Audio-Schnittstellen?
- Soll die Audioaufnahme lokal gespeichert werden?
- Welche Protokoll- und Exportformate werden benötigt?
- Sind Live-Untertitel oder Übersetzungen gewünscht?
- Wer darf auf Transkripte und Aufzeichnungen zugreifen?
- Welche Speicher- und Löschfristen gelten?
So entsteht Ihre Lösung für KI-Protokollierung mit beamer & more
Von der ersten Bestandsaufnahme bis zur Einweisung planen wir die Lösung passend zum Raum, zur vorhandenen Technik und zu Ihren Anforderungen an Transkription und Dokumentation.
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Anforderungen klären
Wir besprechen die Art der Sitzungen, die Anzahl der Teilnehmenden, die gewünschte Sprecherzuordnung und die benötigten Funktionen.
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Bestehende Technik prüfen
Bei Bedarf nehmen wir die vorhandenen Mikrofone, Konferenzanlagen, Audio-Schnittstellen und die IT-Infrastruktur vor Ort auf.
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Gesamtlösung planen
Wir stimmen Sonara Echo, VISSONIC beziehungsweise MIPRO und die erforderliche Audio- und Systemtechnik aufeinander ab.
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Installieren und testen
Unsere Medientechniker installieren das System und prüfen Transkription, Sprecherzuordnung, Speicherung und Ausgabe.
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Einweisen und betreuen
Wir erklären die Bedienung und unterstützen Sie auf Wunsch auch nach der Inbetriebnahme.
Warum beamer & more?
Eine KI-Protokollierung muss zur Mikrofontechnik, Raumakustik und zu den organisatorischen Anforderungen passen. Deshalb betrachten wir nicht nur die Software, sondern die gesamte technische Lösung.
Auch die vorhandene Medientechnik-Ausstattung in Konferenzräumen beziehen wir in die Planung ein.
Über 20 Jahre Erfahrung
Langjährige Erfahrung bei der Planung und Umsetzung professioneller Medientechnik.
Alles aus einer Hand
Beratung, Planung, Installation, Einweisung und Service durch einen Ansprechpartner.
VISSONIC im Portfolio
Konferenzanlage und lokale KI-Protokollierung als technisch abgestimmte und wirtschaftliche Gesamtlösung.
Persönlicher Ansprechpartner
Direkte Betreuung für Unternehmen, öffentliche Einrichtungen und Hochschulen in Stuttgart und Umgebung.
Für Unternehmen, Rathäuser, Hochschulen, öffentliche Einrichtungen und Organisationen in Stuttgart und Umgebung.
FAQs: Häufige Fragen zur KI-Protokollierung im Konferenzraum
Eine KI-Protokollierung wandelt die gesprochenen Inhalte eines Meetings oder einer Sitzung automatisch in Text um. Je nach eingesetzter Konferenztechnik werden Aussagen einzelnen Sprechern zugeordnet und mit Zeitstempeln versehen. Anschließend kann die KI daraus eine Zusammenfassung oder einen strukturierten Protokollentwurf erstellen.
Nein. Die Live-Transkription und KI-gestützte Verarbeitung erfolgen lokal. Gesprächsinhalte müssen nicht zur Verarbeitung an einen externen Cloud-Dienst übertragen werden.
Die konkrete Speicherung, die Zugriffsrechte und die Löschfristen werden im Rahmen des jeweiligen Projekts festgelegt.
Die lokale Verarbeitung unterstützt eine datensouveräne und datenschutzgerechte Umsetzung, weil keine externe KI-Cloud für die Gesprächsverarbeitung erforderlich ist.
Für den rechtmäßigen Einsatz müssen dennoch unter anderem die Rechtsgrundlage, die Information der Teilnehmenden, Zugriffsrechte, Speicherfristen und das Löschkonzept geprüft werden.
Ja. Die Sonara-Echo-Software ist mit VISSONIC Konferenzanlagen kompatibel. Dadurch lassen sich Wortbeiträge strukturiert den jeweiligen Sprechstellen zuordnen und mit Zeitstempeln dokumentieren.
Die genaue technische Konfiguration richtet sich nach der vorhandenen oder geplanten VISSONIC Anlage.
Das ist in vielen Fällen möglich. Voraussetzung ist, dass die vorhandene Mikrofon- und Audiotechnik geeignete Signale für die Transkriptionslösung bereitstellt.
beamer & more prüft die vorhandenen Geräte, Audio-Schnittstellen und die Netzwerkstruktur vor der Planung.
Die KI kann aus dem Transkript einen strukturierten Protokollentwurf, eine Zusammenfassung sowie Aufgaben und offene Punkte erstellen.
Bei formellen oder rechtlich relevanten Sitzungen sollte das Ergebnis anschließend von einer verantwortlichen Person geprüft und freigegeben werden.
Ja. Das Transkript kann bereits während der Sitzung als Live-Text angezeigt und je nach Systemkonfiguration auf weitere Endgeräte übertragen werden.
Dadurch kann die Zugänglichkeit von Sitzungen, Vorträgen und Veranstaltungen verbessert werden.
Je nach Raum, Teilnehmerzahl und Anforderungen kann die Kombination aus VISSONIC und Sonara Echo eine wirtschaftlich attraktive Alternative zu höherpreisigen Konferenz- und Transkriptionslösungen, beispielsweise von Sennheiser, sein.
Für einen belastbaren Vergleich müssen Funktionsumfang, Anzahl der Sprechstellen, Audio-Infrastruktur und gewünschte Softwarefunktionen gegenübergestellt werden.
Die Kosten hängen von der vorhandenen Mikrofontechnik, der Anzahl der Sprechstellen, der gewünschten Sprecherzuordnung, den benötigten Softwarefunktionen und dem Integrationsaufwand ab.
Nach einer Bestandsaufnahme erhalten Sie von uns ein individuelles Angebot für Technik, Lizenzen, Planung und Installation.
Sie planen eine lokale KI-Protokollierung?
Wir prüfen gemeinsam, welche Lösung zu Ihren Sitzungen, Ihrer vorhandenen Konferenztechnik und Ihren Anforderungen an Datenschutz und Dokumentation passt.
Schildern Sie uns kurz Ihre Anforderungen oder vereinbaren Sie einen Beratungstermin – auf Wunsch auch bei Ihnen vor Ort.
Bildquelle: MIPRO