Tipps für hybride Meetings in 2024

Grenzen verschwimmen und Räume öffnen sich. In hybriden Meetings verschmelzen persönliche Anwesenheit im Konferenzraum und die virtuelle Teilnahme von anderen Standorten aus.

Die neue Art zu arbeiten bringt nicht nur frischen Wind in unsere Arbeitsweise. Sie stellt uns auch vor neue Herausforderungen, insbesondere dann, wenn die Teilnehmerzahl steigt. Mit unseren Tipps für hybride Meetings möchten wir dazu beitragen, Ihre Besprechungen zu optimieren.

Von allgemeinen Faktoren und Regeln bis hin zur technischen Ausstattung Ihres Konferenzraums – wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihre virtuellen und physischen Meetingräume optimal verknüpfen und gleichzeitig die Vorteile ausschöpfen können.

Was versteht man unter "hybriden Meetings"?

Ein hybrides Meeting ist eine innovative Form der Zusammenarbeit, die sowohl im Konferenzraum anwesende als auch Remote-Teilnehmer miteinander verbindet. Diese Art von Meeting bietet
Flexibilität und Inklusivität, da Teammitglieder, Kunden oder Partner, unabhängig von ihrem Standort oder ihrer Verfügbarkeit, an dem Meeting teilnehmen können.

Herausforderungen hybrider Meetings

Bei steigender Teilnehmerzahl wird es immer komplexer, ein effizientes hybrides Meeting durchzuführen. Besprechungs-Moderatoren kämpfen mit Herausforderungen, wie Verzögerung bei der Übertragung, lästige Nebengeräusche und abgeschaltete Videokameras.

Ziel muss es sein, dass alle Personen gleichwertig an der Besprechung teilnehmen können und sich niemand abgehängt fühlt. Das bedeutet vor allem, dass alle Remote Teilnehmer gut gesehen und gehört werden. Auch die Mimik und Gestik sollte hier idealerweise mit übertragen werden.

5 allgemeine Tipps zum Gelingen gelingen hybrider Meetings

1. Vorbereitung

Stellen Sie sicher, dass die Videokonferenztechnik im Konferenzraum und auch bei den Remote Teilnehmern funktioniert und es klar ist, wie diese verwendet wird. Versenden Sie rechtzeitig eine Einladung mit dem Link zur Online-Teilnahme.

2. Agenda, Ziele, Kommunikationsregeln

Erstellen Sie eine Tagesordnung und definieren Sie die Besprechungs-Ziele. Ein gut strukturierter Zeitplan und klare Kommunikationsrichtlinien sind ebenfalls wichtig für den Erfolg eines hybriden Meetings. Es sollte im Voraus festgelegt werden, wie die Interaktion zwischen den physischen und virtuellen Teilnehmern stattfinden wird, und wie Fragen oder Beiträge ausgetauscht werden können.

3. Klare Kommunikation und Moderation vor, während und nach dem Meeting

Definieren Sie klare Rollen innerhalb des Meetings, wie den Moderator, den Technikverantwortlichen und den Protokollführer. Dies hilft, die Sitzung strukturiert und zielgerichtet zu halten und stellt sicher, dass technische oder organisatorische Aufgaben reibungslos ablaufen.

4. Online-Teilnehmer aktiv beteiligen

Ein Schlüsselelement erfolgreicher hybrider Meetings ist die Gleichberechtigung aller Teilnehmer. Es ist wichtig, dass sich jeder gehört und gesehen fühlt. Nutzen Sie Tools wie Umfragen, Chats und gemeinsame Dokumente, um aktive Beteiligung zu fördern und sicherzustellen, dass auch die Stimmen der Online-Teilnehmer Gehör finden.

5. Zeit

Lange Meetings können ermüdend sein, besonders für diejenigen, die digital teilnehmen. Integrieren Sie Pausen und fördern Sie informelle Gespräche, um den sozialen Aspekt und das Teamgefühl zu stärken.

Technik-Tipps für hybride Meetings

Stabile Verbindung: Das unsichtbare Rückgrat

Eine flüssige Kommunikation steht und fällt mit Ihrer Internetverbindung. Eine stabile und schnelle Verbindung ist entscheidend, um Ausfälle oder Störungen zu verhindern und einen flüssigen Ablauf zu garantieren. Achten Sie darauf, dass nicht nur der Meeting-Raum, sondern auch die Remote-Teilnehmenden auf eine zuverlässige Internetverbindung zurückgreifen können.

Vertrautheit mit der Technik: Der Schlüssel zur Effizienz

Nicht weniger wichtig ist der souveräne Umgang mit der Technik. Stellen Sie sicher, dass alle Teilnehmenden mit der verwendeten Konferenzsoftware und den Geräten vertraut sind. Eine kurze Einführung oder ein Leitfaden kann helfen, technische Hürden zu überwinden und die Konzentration auf das Wesentliche zu lenken: die Inhalte Ihres Meetings.

Als Anbieter für professionelle Medientechnik, ist es unsere Kernkompetenz Sie in Bezug auf die für Ihren Konferenzraum passende Technik zu beraten.

Die wichtigsten Medientechnik-Komponenten für ein gelungenes hybrides Meeting

Das passende Display ist das zentrale Element im Konferenzraum

Seit einiger Zeit sind moderne, meist interaktive- Konferenzraum-Displays mit einer Größe bis zu 105 Zoll das Mittel der Wahl für die optimale Anzeige von Teilnehmern und digitalen Inhalten. Für große Räume bieten sich zudem immer noch Beamer-Leinwand-Kombinationen an.

Verstärkt im Kommen sind sogenannte Dual Screens oder auch UltraWide Screens, z.B. im 21:9 Format und LED Wände.

➡️ zum Beitrag über den iiyama 21:9 Bildschirm.

Kompakte Videosoundbars sind jetzt bis zu mittleren Raumgrößen einsetzbar

Videobars vereinfachen hybride Meetings durch ihre kompakte „alles-in-einem-Lösung“, indem sie Kamera(s), Mikrofon(e) und Lautsprecher in nur einem Gerät vereinen.

Sie sind in ganz einfach per USB oder per drahtlosem Konferenzsystem (z.B. ClickShare) anzuschließen und werten jeden Raum durch das hochwertige Kommunikationserlebnis auf.

➡️ zum Beitrag über All-in-One Videobars

Die perfekte Kamera für eine optimale Bildwiedergabe

Professionelle Konferenzkameras verbessern die Qualität von Online-Meetings erheblich. Sie erfassen alle Personen im Raum klar und deutlich, verfügen über eine intelligente Sprecherverfolgung und sind einfach über USB zu bedienen.

Darüber hinaus bieten sie eine hervorragende Videoqualität und praktische Zoomfunktionen. So wird niemand übersehen und die Zusammenarbeit wird effektiv und inklusiv.

➡️ zum Beitrag über Videokonferenz-Kameras

Raum-Mikrofone, die den Unterschied machen

Für eindrucksvolle Videokonferenzen ist neben der visuellen Brillanz vor allem die akustische Klarheit entscheidend. Ein optimales Konferenzmikrofon bietet störungsfreie Übertragung, Plug & Play-Funktionalität, nahtlose Integration in Ihr bestehendes System und erweiterte Funktionen wie Rauschunterdrückung und automatische Sprecherverfolgung.

So können Sie jeden Winkel Ihres Besprechungsraums abdecken und produktive Besprechungen abhalten, die Eindruck hinterlassen.

➡️ zum Beitrag über Decken- und Tisch-Mikrofone

Die passende Videokonferenzsoftware für hybride Meetings

Hierbei handelt es sich um die Software mit der Ihre Videokonferenz betrieben und gesteuert wird. Gebräuchlich sind hier vor allem: MS Teams, Zoom, Webex, GoTo Meeting, etc. Alle gängigen Lösungen bieten die Möglichkeit, dass Gast Teilnehmer sich auch ohne die Installation der Software – nämlich per Web-Link – in die Konferenz einwählen können.

In aller Munde sind derzeit MS Teams Rooms. Diese Räume werden jeweils mit der Teams Oberfläche bedient, bieten aber zahlreiche nützliche Funktionen, die gerade für Meetings mit vielen Teilnehmern interessant sind. Teams Rooms werden mit dafür zertifizierter Medientechnik verbunden und gesteuert. Die Bedienung erfolgt einfach über eine Steuerungskonsole im Raum.

Gerade in Verbindung mit einem Ultrawide Bildschirmen bietet Teams Rooms einen Mehrwert, den Sie sich anschauen sollten.

➡️ zum Beitrag über MS Teams Rooms Hard- und Software

Unser Fazit

Die richtige Vorgehensweise und technische Ausstattung transformiert hybride Meetings von einer Herausforderung zu einer Chance. Sie ermöglichen es, die Stärken beider Welten – die persönliche Nähe des physischen Raums und die grenzenlose Reichweite digitaler Technologie – harmonisch zu vereinen.

Mit dem Fokus auf qualitativ hochwertige Technik, stabile Internetverbindung und technische Versiertheit aller Teilnehmenden legen Sie den Grundstein für erfolgreiche hybride Meetings.