In diesem Beitrag erklären wir Ihnen, was Sie für eine professionelle Videokonferenz benötigen. Wir von beamer & more bringen über 20 Jahre Erfahrung in der Medientechnik mit und kennen die besten Lösungen für eine optimale Videokonferenz. Gern beraten wir Sie auch für Ihren individuellen Anwendungsfall.
In diesem Beitrag klären wir:
- Warum braucht man ein professionelles Videokonferenz Setup?
- Welche Einflussfaktoren müssen beachtet werden?
- Welche Internet Bandbreite benötigt man?
- Was sollte ein professionelles Videokonferenzsystem leisten?
- Welche Hardware wird benötigt?
Professionelles Videokonferenz Setup für perfekte Meetings
Seit Jahren nehmen Videokonferenzen im Arbeitsalltag zu. Inzwischen ist davon auszugehen, dass diese Entwicklung sich verstärkt. Besonders hybride Meetings, bei denen ein Teil der Teilnehmer im Konferenzraum sitzt, und weitere Personen aus dem Homeoffice oder von anderen Standorten aus teilnehmen, werden sich dauerhaft etablieren.
Folglich sollte jedes Unternehmen bei der Ausstattung seiner Konferenzräume in eine professionelle Videokonferenz-Lösung investieren. So stellen Sie qualitativ hochwertige, dynamische und ergebnisorientierte Besprechungen sicher. Und alle Besprechungsteilnehmer haben das Gefühl, in einem Raum zu sitzen. Weshalb die richtige Videokonferenz-Ausstattung so wichtig ist, hat unsere Prokuristin Sandra Wettengel in diesem Video zusammengefasst.
Wir von beamer & more bieten moderne webbasierte Videokonferenzlösungen. Dabei bedeutet „webbasiert“, dass das Meeting mit gängigen Webkonferenz Apps wie MS Teams, Zoom, Webex, etc. abgehalten werden kann.
Und was braucht man für eine Videokonferenz? Als Basisausstattung für Ihren Konferenzraum benötigen Sie zuallererst ein Anzeigemedium. Dabei kommen entweder Displays oder Beamer in Kombination mit Leinwänden in unterschiedlichen Ausführungen zum Einsatz. Die passende Videokonferenztechnik wird dann passend zu Ihren vorhandenen Geräten und Gegebenheiten ausgewählt.
Welche Einflussfaktoren muss man beachten?
Mittlerweile gibt es eine große Auswahl unterschiedlicher Systeme und Geräten. Das Angebot reicht von kompakten All-in-one-Konferenzsystemen (ein Gerät enthält Kamera, Mikrofon und Lautsprecher) für kleine Räume oder Huddle Spaces. Bis hin zu professionellen Videokonferenzsystemen, bei denen neben dem eigentlichen UCC-Raumsystem Kamera, Lautsprecher und Mikrofone als extra Geräte angeschlossen werden .
Folgende Faktoren sollten für die Wahl der passenden Ausstattung geklärt werden:
- Anzahl Teilnehmer
- Raumgröße und Raumformat
- bereits vorhandene Medientechnik
- Lichtverhältnisse
- Akustik
- Qualitätsansprüche
- technische Voraussetzungen
Letzteres bedeutet vor allem eine stabile, schnelle Internetverbindung. Sollte Ihr Unternehmen eine Glaserfaseranbindung haben, sind Sie auf der sicheren Seite. Ansonsten werden die Bandbreitenanforderungen für Videokonferenzen getrieben von der Auflösung und der Fähigkeit der Sitzung, Bildbewegung problemlos wiederzugeben. Mehr zum Thema optimale Bandbreite für Videokonferenz finden Sie in diesem Artikel. Darüber hinaus empfehlen wir Ihnen einen Speedtest für Ihre Internetleitung durchzuführen.
Für Ihre Videokonferenz im Besprechungsraum sollten Sie mindestens eine Bandbreite von 3 MB permanentem Up- und Download haben.
Was sollte eine professionelle Videokonferenz-Lösung leisten?
Nicht alle von uns sind Digital Natives. Die Geräte Ihrer Videokonferenz Ausstattung sollten zuerst einmal einfach bedienbar und installierbar sein. Zudem sollten Sie untereinander kompatibel sowie zu Ihrer IT-Infrastruktur und Ihrer Webkonferenzsoftware passend sein.
Alle Teilnehmer*innen wünschen sich eine schnelle, intuitive Bedienung um sofort loslegen zu können. Auch BYOD (Bring-Your-Own-Device) ermöglicht eine unkomplizierte Anwendung, da jede*r Teilnehmer*in beispielsweise den eigenen Laptop oder ein anderes Endgerät verwenden kann.
Zusätzlich sind eine Chatfunktion, die Möglichkeit den Bildschirm zu teilen (Screen- oder Desktop-Sharing) sowie File-Sharing (Dateien) oft erwünschte Anforderungen der Teilnehmer.
Findet ein Meeting in großer Runde statt ist eine Splitscreen-Darstellung für die Anzeige aller Teilnehmer wichtig. Ebenso elementar ist die Möglichkeit, Computermaus-, Tastatur- und Mikrofonkontrolle an einzelne Teilnehmer zu übertragen. Auch ein Wechsel der Moderatorenrolle sollte problemlos möglich sein. Für Schulungen ist eine Aufzeichnungsmöglichkeit hilfreich. Immerhin hilft diese auch dabei, dass Besprochenes nicht vergessen wird und später darauf zugegriffen werden kann.
Welche Hardware benötigen Sie für eine professionelle Videokonferenz?
Man kann hier nach Raumtypen unterscheiden. Schließlich sind kleine Räume sowie Huddle Rooms (oder Huddle Spaces) mit einem All-in-One-Gerät (z.B. die AVer VB342+ Soundbar) gut ausgestattet. Denn hier sind Kamera, Mikrofon und Lautsprecher bereits integriert. Das Gerät kann mit einem Beamer oder Display verbunden werden.
Zusätzlich empfiehlt es sich, bei steigender Raumgröße oder höheren Anforderungen Konferenzsystem, Kamera, Mikrofon(e) und ggf. Lautsprecher extra anzuschaffen. Dabei ist darauf zu achten, dass diese Hardware untereinander kompatibel ist und diese leicht (meist per USB) verbunden werden können.
Konferenzsysteme (sogenannte UCC Raumsysteme) wie das Devio Raumsystem sind das Herzstück Ihrer Videokonferenz
Diese haben folgende Eigenschaften:
- Sie verbinden einfach alle angeschlossene Geräte (Kamera, Mikrofon, etc.).
- Sie können über eine USB-Verbindung Audio- und Videosignale in beide Richtungen senden.
- Zudem sind sie mit allen gängigen Webkonferenz-Apps kompatibel.
- Sie verfügen über eine Splitscreen-Funktion. Eigene Inhalte und die anderer können so eingesehen werden.
- Letztendlich sind sie einfach bedienbar dank Plug & Play.
Unified Communications Raumsysteme für Gruppen haben Anschlüsse für Kameras, Displays, Mikrofone und Lautsprecher und verfügen über eine Telefonintegration.
Professionelle Konferenz-Kameras verfügen über Funktionen wie:
- Perfekte Erfassung aller Teilnehmer im Raum, z.B. durch SmartFrame Technologie, intelligentem Zoom oder PTZ-Funktion (sogenannte Schwenk-Neige-Kameras)
- USB-Anschluss an Laptop oder Konferenzsystem
- einfache Bedienung per Knopfdruck
- perfekte Videoqualität und hohe Auflösung
- Zoom-Funktion zur großen Darstellung einzelner Teilnehmer
- zum Beitrag über Videokonferenz Kameras
Mikrofon(e) für Tisch-, Wand- und Deckeninstallation bieten Ihnen
- Noise-Cancelling, also das Ausschalten von lästigen Stör-, Hall- und Umgebungsgeräuschen
- naturgetreue Sprachaufnahme jeder Person im Konferenzraum
Die fortschrittlichste Lösung: In sogenannte Mikrofonarrays sind sehr viele kleine einzelne Mikrofone eingebaut. Die Ausrichtung eines Mikrofonarrays lässt sich anpassen, um eine einzelne Sitzposition oder auch einen ganzen Raumabschnitt abzudecken.
Lautsprecher für Decken und Wände
Teilweise können bereits im Präsentations-Display vorhandene Lautsprecher verwendet werden, ansonsten kommen extra Lautsprecher (zum Beispiel Deckenlautsprecher) zum Einsatz.
Außerdem sind wichtige Auswahlkriterien für Deckeneinbaulautsprecher in Besprechungsräumen die Größe, die maximale Lautstärke und der Abdeckungsbereich. Zudem wird seit einiger Zeit häufig Wert darauf gelegt, dass die Lautsprecher netzwerkfähig sind, da dies die Bedienung und Überwachung vereinfacht.
Fazit: Was braucht man für eine Videokonferenz?
- einen Konferenzraum bzw. Meeting Area,
- ein Anzeige Medium (Display oder Beamer/Leinwand),
- einen Laptop oder anderes Gerät für die Bedienung (alternativ PC im Display verbaut),
- und eine gängige Webkonferenz Software (Teams, Zoom, etc.),
- ein Konferenzsystem zur Verbindung Ihrer Konferenztechnik,
- mindestens eine hochwertige Konferenz-Kamera,
- ein oder mehrere Tisch- / Deckenmikrofone,
- Lautsprecher an Wand oder Decke / alternativ Lautsprecher, die im Display integriert sind
- eine Internetleitung mit ausreichender Bandbreite – Empfohlen für MS Teams: 1,5 MBit/s (senden/empfangen).
Alle Beiträge aus unserer Videokonferenz-Reihe:
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Der letzte Schliff für eine professionelle Videokonferenz
Nun haben Sie in eine professionelle Videokonferenzlösung investiert und somit alles richtig gemacht.
Unsere Empfehlungen und Tipps zum optimalen Raum, den Lichtverhältnissen und der Möblierung erfahren Sie hier: Optimieren Sie Ihren Konferenzraum
Sie sind auf der Suche nach der optimalen Lösung für Ihre Videokonferenzen? Dann rufen Sie uns an! Wir von beamer & more Stuttgart beraten Sie gerne auch telefonisch unter +49 711 993398-60 oder per Mail. Zusätzlich bieten wir Ihnen Online Beratung per MS Teams an.